De vier grootste valkuilen van meldingen via outlook

Veel financiële afdelingen doen hun best om contracten en overeenkomsten te beheren met Excel of een CRM-programma om een overzicht te krijgen van alle overeenkomsten, vervaldata en cijfers. Ze zetten agenda-afspraken in Outlook en schakelen de meldingenfunctie in om hen eraan te herinneren dat ze contracten op een bepaalde datum moeten verlengen of vernieuwen.

Ze denken dat ze alles onder controle hebben, maar in werkelijkheid is dit een vals gevoel van veiligheid. In de praktijk lopen ze een enorm risico dat dit systeem niet zo werkt als ze denken. Uw bedrijf loopt het risico enorme bedragen aan onnodige kosten te moeten betalen, wat een rechtstreeks en negatief effect heeft op uw eindresultaten.

De vier grootste valkuilen van meldingen via Outlook:

  • Agendameldingen worden op een drukke dag gemakkelijk over het hoofd gezien. U klikt op ‘negeren’ en vergeet de melding vervolgens.
  • Meldingen worden niet geëscaleerd. U ontvangt slechts één melding, en niemand anders binnen de organisatie is zich ervan bewust dat er iets dringends is of dat een contract binnenkort vervalt.
  • Afhankelijkheid van één persoon. Deze methode is volledig afhankelijk van één persoon, dus als deze persoon ziek of met verlof is, loopt het bedrijf het risico een belangrijke deadline te missen.
  • Technische problemen. Als u een melding instelt voor over 3, 4, 5 of 8 jaar, kunnen systeemupdates die u in de tussentijd uitvoert de data in uw agenda beïnvloeden. De methode is niet waterdicht.

Belangrijke deadlines en contracten mogen nooit afhankelijk zijn van één persoon. Bedrijven hebben behoefte aan een echt beheertool met meldingen die escaleren als er niet volgens plan een bepaalde actie wordt uitgevoerd.