De drie grootste uitdagingen met raamcontracten

In de regel zijn zowel de verkoper als de koper tevreden als ze een raamcontract hebben ondertekend. De ervaring laat echter zien dat slechts een klein gedeelte van alle raamcontracten uiteindelijk wordt gebruikt in lijn met de bedoelingen van de mensen die ze hebben afgesloten. Er zijn drie belangrijke uitdagingen met raamcontracten waarvan u zich bewust moet zijn:

  1. Te veel raamcontracten. Bedrijven ondertekenen vaak raamcontracten met meerdere verschillende leveranciers, en vaak zijn verschillende mensen betrokken bij deze raamcontracten. Raamcontracten kruisen en overlappen elkaar vaak, gedeeltelijk of geheel. Omdat raamcontracten typisch de hoogste kortingen geven als ze meer worden gebruikt, geven kopers uiteindelijk vaak te veel geld uit, bijvoorbeeld doordat ze 10 verschillende raamcontracten slechts voor 20% gebruiken. Het zou uiteraard veel winstgevender zijn als ze één contract voor 100% zouden gebruiken.
  2. Raamcontracten worden niet gebruikt door de organisatie. In de regel is de reden waarom ze niet worden gebruikt heel eenvoudig: omdat ze niet zichtbaar of beschikbaar zijn voor middelmanagers, afdelingshoofden of managers op andere locaties. De contracten kunnen zich ‘verbergen’ bij iemand op de PC in SharePoint-bestanden of mappen.
  3. Het controleren wordt vergeten of over het hoofd gezien. Het ligt voor de hand te denken dat raamcontracten worden gecontroleerd door de verkoper en dat hij of zij ervoor zorgt dat nieuwe opdrachten en vernieuwingen van het raamcontract de verwachte korting of bonus opleveren. Als kopers verwachten we automatisch een melding te ontvangen als we een bonus of een nieuw voordeel krijgen. Maar in ons drukke werkleven is dit vaak niet het geval. Het is de koper die het contract nauwlettend in de gaten moet houden, en dit is een geval waar een kleine moeite uiteindelijk vruchten af kan werpen.

Als u het beste gebruikt wilt maken van uw raamcontracten en een positief effect op uw eindresultaat wilt hebben, is de enige manier het opzetten van een gestructureerd, geautomatiseerd systeem voor contractbeheer.